lý luận chung về kiểm soát nội bộ

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "lý luận chung về kiểm soát nội bộ": http://123doc.vn/document/1051149-ly-luan-chung-ve-kiem-soat-noi-bo.htm

Để tạo được ý thức này trong đội ngũ cán bộ nhân viên của đơn vò, các
nhà quản lý cần phải xây dựng, ban hành và thông tin rộng rãi các hướng dẫn về
nguyên tắc đạo đức liên quan đến mọi cấp bậc. Bên cạnh đó, chính các nhà
quản lý cũng phải là những người làm gương về việc tuân thủ các nguyên tắc ấy
một cách chặt chẽ nhất.
Nhưng cũng cần loại bỏ những mầm mống của sự sai phạm. Giao việc
quá sức, yêu cầu công việc hoàn thành quá nhanh có thể dẫn đến tình trạng làm
việc tắc trách, báo cáo thiếu trung thực.
1.3.1.7. Các yếu tố khác
Ngoài các nhân tố trên, môi trường kiểm soát còn chòu sự tác động của
các yếu tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan quản lý nhà
nước, các điều kiện kinh tế xã hội như thò trường, cạnh tranh, khủng hoảng, tiến
bộ kỹ thuật…. Các nhân tố này tác động lên thái độ của nhà quản lý trong việc
thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tóm lại, môi trường kiểm soát là nền tảng cơ bản của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Các thủ tục kiểm soát sẽ không đạt được mục tiêu hay chỉ là hình thức
trong một môi trường kiểm soát yếu kém, hoặc ngược lại, một môi trường kiểm
soát tốt sẽ hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát.
1.3.2. Đánh giá rủi ro
Dưới một giác độ nào đó, kiểm soát bao gồm việc nhận dạng , đánh giá
và quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động. Không một biện
pháp kỹ thuật, hành chính nào có thể loại trừ được tất cả rủi ro.

5


Kinh doanh luôn gắn với rủi ro và phải biết chấp nhận nó. Vấn đề là các nhà
quản lý phải quyết đònh rủi ro nào có thể chấp nhận được và quản trò nó như thế
nào. Để làm được việc này, các nhà quản lý cần phải:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và
mục tiêu riêng cho từng hoạt động. Yêu cầu mục tiêu của tổ chức là phải
vạch ra những vấn đề gì mà tổ chức cần đạt được, bằng phương tiện nào,
trong thời gian nào…. Việc xác đònh mục tiêu rất quan trọng trong việc
đánh giá rủi ro vì một sự kiện là rủi ro khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục
tiêu của tổ chức, có những sự kiện là rủi ro của tổ chức này nhưng không
phải là rủi ro của tổ chức khác.
- Trên cơ sở mục tiêu của tổ chức đã được xác đònh , nhà quản lý tiến hành
nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro trong quá trình thực hiện và
điều chỉnh mục tiêu theo các bước sau:
• Xác đònh giá rủi ro: xác đònh sự kiện ảnh hưởng xấu đến mục tiêu
tổ chức. Các rủi ro có thể là :các rủi ro phát sinh từ môi trường hoạt
động như cạnh tranh , tiến bộ kỹ thuật, sự bùng nổ thông tin, các
chính sách của nhà nước liên quan đến lónh vực họat động của đơn
vò…hay các rủi ro cũng có thể phát sinh từ các chính sách của đơn vò
như chính sách đổi mới kỹ thuật, thay đổi qui trình sản xuất, đổi
mới kỹ thuật, đổi mới tổ chức……
• Đánh giá rủi ro: cần phải lượng hóa các rủi ro để đánh giá, phân
tích. Người ta thường lượng hóa rủi ro theo công thức
R =p x L

6


Trong đó; R là rủi ro ước tính, p là xác suất xảy ra thiệt hại và L là
thiệt hại ước bằng tiền
Như vậy, rủi ro ước tính chòu ảnh hưởng bởi 2 nhân tố :
Thiệt hại ước tính: thiệt hại ước tính càng lớn thì rủi ro càng
nghiêm trọng.
Xác suất xảy ra thiệt hại: Xác suất xảy ra thiệt hại càng lớn thì rủi
ro càng xảy ra thường xuyên hơn và số tiền thiệt hại sẽ lớn. Số tiền
thiệt hại lớn nhưng xác xuất xảy ra nhỏ có thể không quan trọng
bằng một rủi ro khác có thiệt hại nhỏ hơn một chút nhưng xác suất
xảy ra cao hơn nhiều
• Biện pháp phòng ngừa: Trên cơ sở phân tích và đánh giá rủi ro,
nhà quản lý cần thiết lập các thủ tục kiểm soát trước khi rủi ro xảy
ra. Phòng ngừa và bảo vệ là hai hoạt động kiểm soát cần có trong
một hệ thống kiểm soát. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu hơn khi việc
phòng ngừa không thể ngăn chận các sai phạm thì đã có hệ thống
các thủ tục kiểm soát phát hiện và ngăn chận để tránh những thiệt
hại có thể xảy ra.
1.3.3. Các hoạt động kiểm soát
Họat động kiểm soát là các chính sách, thủ tục đựơc thực hiện để đảm
bảo rằng các hành động cần thiết để quản lý rủi ro của các nhà quản lý được
thực hiện. Các hoạt động kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào tính chất đặc thù
của cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh.
Các hoạt động kiểm soát chủ yếu gồm:

7


1.3.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm là nhằm giảm bớt cơ hội cho bất
cứ ai ở những vò trí có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận.
Yêu cầu của kiểm soát nội bộ là không một bộ phận hay cá nhân nào
được giao thực hiện các công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc không một cá
nhân nào được thực hiện hơn một trong những chức năng được phê chuẩn, ghi
chép và bảo vệ tài sản. Công việc của nhân viên này, bộ phận này được kiểm
soát tự động bởi công việc của nhân viên khác, bộ phận khác.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa
các chức năng sau:
• Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các
nghiệp vụ trong đơn vò không được đảm nhiệm ghi chép sổ sách kế
toán nhằm ngăn ngừa việc họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để
cải thiện hoạt động của mình.
• Chức năng kế toán và chức năng bảo vệ tài sản: các nhân viên kế toán
không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và
che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ kế toán
• Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người
xét duyệt nghiệp vụ không được kiêm nghiệm việc giữ tài sản vì sẽ
làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản
Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cũng có thể có những yêu cầu khác về
phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên, việc phân chia
trách nhiệm có thể bò vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng với nhau. Nhà

8


quản lý cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm
soát trong từng khâu và cả qui trình nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các nhân
viên thi hành nhiệm vụ.
1.3.3.2. y quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động
Tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chòu trách nhiệm.
Nhà quản lý đưa ra những qui đònh về quyền hạn và trách nhiệm khi phê duyệt
mỗi loại nghiệp vụ cho từng nhân viên thi hành.
Có 2 mức độ ủy quyền:
• Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa ra chính sách, những người
cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn
của chính sách. Ví dụ:qui đònh mức tồn kho tối thiểu, bảng giá tối
thiểu….
• y quyền cụ thể: liên quan đến một các xét duyệt cụ thể cho từng
nghiệp vụ, thông thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn và quan trọng
Sự phân quyền cho các cấp thi hành và xác đònh rõ thẩm quyền phê duyệt
của từng người xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý không thể và không
nên trực tiếp quyết đònh tất cả các vấn đề của đơn vò. Sự phân quyền hợp lý sẽ
giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành trôi chảy, mà nhà quản lý có thể
kiểm soát và hạn chế được sự tùy tiện trong điều hành công việc.
1.3.3.3. Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin
Bảo vệ tài sản và thông tin nhằm ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng
phí, tham ô tài sản hay mất mát, rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Tài sản vật chất và
thông tin được bảo vệ thông qua các qui đònh sau:

9


- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin: Bảo quản tài sản vật chất
được thể hiện qua việc xây dựng, bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm,
chống cháy, đònh kỳ tổ chức tốt công tác kiểm kê, bảo trì, sửa chữa…Bảo
quản thông tin được thực hiện thông qua việc bố trí phòng máy tính xử lý
thông tin, tránh nguy cơ cháy, nổ, ban hành các qui đònh về sao chép
thông tin, backup số liệu….
- Bảo quản chứng từ, sổ sách: Chứng từ sổ sách phải được sắp xếp gọn
gàng theo các tiêu thức phân loại, đảm bảo việc tìm kiếm nhanh chóng,
thuận lợi, phát hiện kòp thời mất mát, hư hỏng. Nơi lưu trữ phải đảm bảo
các điều kiện chống ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ…
- Hạn chế sự tiếp cận với tài sản và thông tin: ban hành qui chế kiểm soát
ra vào kho tàng, kiểm soát việc truy xuất tài liệu, thông tin….
1.3.3.4. Kiểm tra độc lập:
Là việc kiểm tra của một người không phải là người thực hiện nghiệp vụ.
Mặc dù sự phân công trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau nhưng
kiểm tra độc lập vẫn tồn tại nhằm hạn chế những sai sót do sự cẩu thả, thiếu
năng lực của nhân viên hoặc do sự thông đồng của nhân viên với các nhân viên
khác hay với bên ngòai. Kiểm tra độc lập được thực hiện xuất phát từ chính hạn
chế của kiểm soát nội bộ .
1.3.3.5.Phân tích rà soát
Là sự so sánh giữa 2 số liệu từ các nguồn khác nhau. Tất cả khác biệt cần
làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là giúp mau chóng phát hiện những sai sót biến
động bất thường, thậm chí những gian lận để kòp thời đối phó. Các dạng phân
tích rà soát thường gặp là:

10


- Đối chiếu giữa sổ sách ghi chép và kiểm kê thực tế
- Đối chiếu giữa số tổng hợp và số chi tiết
- Đối chiếu giữa số liệu kỳ này và kỳ trước, thực tế và kế họach
- Đối chiếu giữa đònh mức, số trung bình của ngành và số thực tế
- Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vò và của bên ngoài của cùng một đối
tượng
1.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin được xử lý và cung cấp bằng hệ thống thông tin. Truyền thông
là thuộc tính vốn có của thông tin, nó cung cấp thông tin tới các thành viên
trong đơn vò và các bên liên quan có sử dụng thông tin. Sự kiểm soát chỉ có thể
thực hiện tốt nếu thông tin trung thực đồng thời quá trình truyền thông được
chính xác và kòp thời.
Có nhiều phân hệ trong hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế
toán là một bộ phận quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu phải đảm
bảo đạt các mục tiêu sau:
- Tính có thực: chỉ được ghi chép các nghiệp vụ kinh tế có thực, không được
ghi chép các nghiệp vụ giả tạo trong sổ sách của đơn vò.
- Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động, các nghiệp vụ phải đảm
bảo chúng đã được phê chuẩn.
- Tính đầy đủ: không được loại bỏ, để ngoài sổ sách bất cứ một nghiệp vụ
phát sinh nào.
- Sự đánh giá: Không để xảy ra sai phạm trong tính toán, trong áp dụng các
chính sách.

11


- Sự phân loại: Đảm bảo số liệu được phân loại theo sơ đồ tài khoản của
đơn vò và được ghi nhận đúng đắn vào các loại sổ sách.
- Đúng hạn: ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu được ghi sổ đúng đắn và tổng
hợp chính xác nhằm phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả
kinh doanh của đơn vò.
Về mặt qui trình, hệ thống thông tin kế toán gồm 3 bộ phận là chứng từ,
sổ sách và báo cáo
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong qui trình kế toán và hệ
thống kiểm soát. Tầm quan trọng này được thể hiện thông qua ý nghóa của
nó đối với chất lượng thông tin kế toán và bảo vệ tài sản.
- Chứng từ kế toán có ảnh hưởng quyết đònh đến tính trung thực, chính xác
và phù hợp của thông tin. Nếu chứng từ được lập chính xác, kòp thời và
đầy đủ chi tiết quan trọng ngay khi nghiệp vụ phát sinh thì sẽ đảm bảo sự
trung thực và chính xác của thông tin.
- Chứng từ kế toán là công cụ quan trọng trong bảo vệ tài sản. Trên chứng
từ liên quan đến tài sản luôn phải có chữ ký của người xét duyệt và người
nhận tài sản. Người xét duyệt chòu trách nhiệm về mục đích sử dụng của
tài sản phù hợp với chính sách của doanh nghiệp. Người nhận tài sản chòu
trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản đúng mục đích.
- Chứng từ kế toán là phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để đảm bảo sự xét
duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập

12


chứng từ và qui trình cho một loại nghiệp vụ nào đó. Khi đó, chứng từ cần
được đánh số trước liên tục để có thể dễ dàng ghi chép và kiểm soát.
- Chứng từ kế toán còn giúp thực hiện chức năngï kiểm tra trước và sau khi
nghiệp vụ xảy ra. Trước khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ thể hiện sự xét
duyệt của người có thẩm quyền và nội dung công việc của người thi hành.
Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ là bằng chứng quan trọng trong quá
trình thực hiện các thủ tục kiểm soát.
- Chứng từ kế toán còn là tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách
nhiệm của các bên, bên trong và kể cả bên ngoài đơn vò.
Sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu, thông tin
. Nó đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính. Sổ sách kế toán
là công cụ để bảo vệ tài sản đơn vò thông qua hệ thống các sổ chi tiết. Ngoài ra,
nó còn giúp các nhà quản lý thu thập thông tin tài chính đáng tin cậy để đánh giá
các hoạt động và là bằng chứng kiểm toán quan trọng cho việc kiểm tra và đánh
giá các thủ tục kiểm soát.
Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán trong đơn vò bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế
toán quản trò. Việc chuẩn bò báo cáo tài chính trung thực và hợp lý là trách
nhiệm của người quản lý với luật pháp còn việc tổ chức hệ thống báo cáo kế
toán quản trò có ý nghóa quan trọng trong công tác quản lý và điều hành doanh
nghiệp.
Để các chứng từ, sổ sách, báo cáo được kiểm soát hữu hiệu, cần chú ý các
vấn đề sau

13


- Chứng từ cần được đánh số trước, tự động, liên tục để kiểm soát, tránh
thất lạc.
- Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh để
tránh sai sót và hạn chế gian lận.
- Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, dễ hiểu.
- Công tác luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học hợp lý và chặt chẽ
- Thiết kế các biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp với qui đònh của nhà
nước và tăng cường tính năng kiểm soát.
- Sổ sách cần được đóng chắc chắn, qui đònh nguyên tắc ghi chép và có chữ
ký của người kiểm soát, xét duyệt.
- Các qui đònh về hệ thống tài khoản kế toán sơ đồ kế toán, các loại sổ của
đơn vò phải rõ ràng.
- Qui đònh trách nhiệm và thời hạn của từng bộ phận trong việc lập các báo
cáo.
- Tổ chức luân chuyển, lưu trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ thật an toàn,
bảo mật nhưng cũng thuận tiện cho việc truy xuất. Ban hành các qui đònh
về sử dụng thông tin, tra cứu sổ sách chứng từ kế toán.
1.3.5.Giám sát
Giám sát là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá đònh kỳ, thường
xuyên chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ để có thể điều chỉnh kòp thời
các hoạt động, các quyết đònh nhằm thực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp.
Giám sát được thực hiện dưới hai hình thức:

14