5
- Cần thực hiện đầy đủ các qui định, lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục
lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách tổng hợp và chi tiết vật liệu
theo chế độ qui định.
- Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê đối với vật liệu, xây dựng chế độ
trách nhiệm vật chất công tác quản lý và sử dụng vật liệu.
2.1.2 Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu
- Phải phản ánh chính xác, kịp thời số lợng, chất lợng và trị giá thực tế
của vật liệu thu mua nhập kho.Từ đó kiểm tra và giám sát tình hình thực
hiện kế hoạch cung ứng vật t, kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản
thu mua khác.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng, giá trị vật liệu xuất
kho, vật liệu thực tế tiêu hao cho sản xuất, phân bổ cho các đối tợng sử
dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện định mức tiêu hao, sử dụng vật
liệu.
- Xác định và phản ánh chính xác số lợng và giá trị vật liệu tồn kho,
kiểm tra việc chấp hành đúng các định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp
thời nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng và mất phẩm chất của vật liệu.
2.2. Công cụ, dụng cụ
Nhiệm vụ của việc hạch toán công cụ, dụng cụ là: Phải theo dõi chính
xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nhập-xuất-tồn về mặt chất lợng, số lợng
của từng loại công cụ, dụng cụ. Do đặc điểm của công cụ, dụng cụ cho nên
khi xuất dùng, phòng kế toán và đơn vị sử dụng phải mở sổ sách theo dõi
cho đến khi hỏng. Đơn vị sử dụng phải phản ánh số lợng, hiện trạng của
từng loại theo từng thời điểm, từng ngời sử dụng.
Để thực hiện đợc mục đích trên, tại các kho của phân xởng phải mở
các sổ, thẻ theo dõi tình hình cho mợn, cho thuê, Khi công cụ, dụng cụ
hỏng phải báo ngay và cùng với công cụ, dụng cụ hỏng mang đến để nhận
cái mới.
Do khối lợng công cụ, dụng cụ trong một doanh nghiệp không lớn,
thờng đợc phân bổ rải rác ở các phân xởng, văn phòng hành chính. Hơn
nữa, để dễ cung cấp, cho nên việc dự trữ và bảo quản không chi tiết nh vật
6
liệu. Trên thực tế công cụ, dụng cụ thờng đợc bố trí cùng với kho vật liệu
để tận dụng đơc các phơng tiện bảo quản của vật liệu.
3. Phân loại, tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ
3.1. Phân loại vật liệu và công cụ, dụng cụ
Vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong xí nghiệp có rất nhiều loại
(đặc biệt là vật liệu), cho nên để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán
vật liệu và công cụ, dụng cụ cần thiết phải phân loại.
Phân loại vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc xắp xếp các vật liệu và
công cụ, dụng cụ cùng loại với nhau nhau theo một đặc trng nhất định
thành từng nhóm.
Trên thực tế, vật liệu thờng đợc phân loại thành từng nhóm theo các
tiêu thức khác nhau nh: theo công dụng, theo nguồn hình thành, quyền sở
hữu
3.1.1 Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng
Phân loại vật liệu theo phơng pháp này là việc dựa vào công dụng thực
tế hoặc vai trò của vật liệu trong sản xuất kinh doanh để sắp xếp vật liệu
vào các nhóm khác nhau.
- Nhóm1: Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên, vật liệu chiếm
tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vật liệu giữ vai trò
chính trong việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ.
- Nhóm 2: Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá
trình sản xuất kinh doanh, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để tăng
thêm tính năng, tác dụng của sản phẩm, dịch vụ hoặc phục vụ cho ngời lao
động, hoăc để duy trì hoạt động bình thờng của phơng tiện lao động.
- Nhóm 3: Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt năng nh:
xăng, dầu, than Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng đợc
tách riêng do vai trò quan trọng của nó, và để nhằm mục đích quản lý và
hạch toán tốt hơn.
- Nhóm 4: Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết, cụm chi tiết, hay các
bộ phận dùng để thay thế cho TSCĐ khi cần thiết nh: bánh xe, săm lốp
7
- Nhóm 5: Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm toàn bộ vật liệu,
thiết bị dùng cho mục đích xây dựng cơ bản.
- Nhóm 6: Vật liệu khác: Là những loại vật liệu ngoài những thứ kể trên
nh: phế liệu thu hồi, vật t đặc chủng,
Tuy nhiên, việc phân loại vật liệu chỉ mang tính chất tơng đối, các
doanh nghiệp có tính chất sản xuất kinh doanh khác nhau thì việc phân loại
này sẽ khác nhau. Sử dụng cách phân loại này, doanh nghiệp có thể theo
dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại, từng thứ vật liệu, xác định
đợc tầm quan trọng của từng loại đối với doanh nghiệp. Nó chính là cơ sở
cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và mở các tài khoản phù hợp.
3.1.2 Một số cách phân loại khác
Ngoài cách phân loại vật liệu trên, trên thực tế còn có một số cách phân
loại sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành: Sử dụng tiêu thức mua ngoài, tự sản
xuất, hay nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, viện trợ
- Phân loại theo quyền sở hữu: Sử dụng tiêu thức tự có hay từ bên ngoài
3.2.Tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ
Trong các xí nghiệp việc tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ khi nhập,
xuất kho là một công việc hết sức cần thiết và quan trọng, vì nó phục vụ cho
việc tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm.
Vật liệu và công cụ, dụng cụ đều giống nhau trong việc tính giá nhập
kho, nó bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn và các chi phí khác nh: chi phí
thu mua, chế biến Vật liệu và công cụ, dụng cụ cũng giống nhau trong
việc tính giá xuất kho. Chính vì vậy, ta chỉ cần nghiên cứ chi tiết cho vật
liệu .
Nguyên tắc cơ bản của kế toán vật liệu là hạch toán theo giá thực tế, tức
là giá trị của vật liệu ghi trên sổ sách tổng hợp, trên bảng tổng kết tài sản và
báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế.
3.2.1 Tính giá nhập kho vật liệu
8
- Với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế Giá mua Chi phí thu
vật liệu = ghi trên + mua thực tế
nhập kho hoá đơn phát sinh
Chi phí thu mua thực tế gồm: hao hụt trong định mức, chi phí vận
chuyển, bốc rỡ, tiền lu kho, lu hàng, lu bãi, công tác phí của việc thu
mua,
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:
Giá thực tế Giá thực tế Chi phí thuê Chi phí
vật liệu = vật liệu xuất + ngoài chế + liên quan
nhập kho kho chế biến biến khác
- Với vật liệu tự sản xuất:
Giá thực tế Giá thành
vật liệu = công xởng
nhập kho thực tế
- Với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế = giá trị vốn góp do hai bên thoả thuận
- Với vật liệu nhận viện trợ, tặng thởng:
Giá thực tế = giá thị trờng tơng đơng
- Phế liệu thu hồi:
Giá thực tế = giá ớc tính có thể sử dụng đợc
3.2.2 Tính giá xuất kho vật liệu
Nguyên tắc tính giá đối với vật liệu xuất kho là: xuất theo giá thực tế
và nhập giá nào thì xuất theo giá đó.
Trên thực tế, giá của vật liệu xuất kho đợc tính theo nhiều phơng pháp
khác nhau.
-Phơng pháp 1: Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)
Theo phơng pháp này kế toán giả định về mặt giá trị, những vật liệu nào
nhập trớc sẽ đợc xuất trớc, xuất hết thứ nhập trớc mới đến thứ nhập
sau.
Nh vậy, nếu giá cả có xu hớng tăng , thì giá trị hàng tồn kho sẽ cao,
chi phí sản xuất kinh doanh sẽ giảm, dẫn đến lợi nhuận tăng. Ngợc lại giá
cả có xu hớng giảm, thì giá trị tồn kho sẽ có xu hớng giảm, giá trị vật
9
liệu xuất cho sản xuất tăng, dẫn đến chi phí sản xuất kinh doanh tăng, lợi
nhuận giảm.
- Phơng pháp 2: Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này hoàn toàn ngợc với phơng pháp trên, có nghĩa là khi
xuất thì tính theo giá nhập của lô hàng mới nhất.
Nh vậy, giá cả có xu hớng tăng, giá trị hàng tồn giảm, gía trị hàng xuất
cao, cho nên lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và ngợc lại.
- Phơng pháp 3: Phơng pháp giá đơn vị bình quân:
Giá thực tế Số lợng Đơn giá
vật liệu = vật liệu * bình quân
xuất dùng xuất dùng của nó
Khi áp dụng phơng pháp này ngời ta thờng sử dụng 2 loại giá đơn vị
bình quân. Đó là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và giá đơn vị bình quân
cuối kỳ trớc.
Trong đó:
Đơn giá Giá trị thực tế tồn đầu tháng + Giá trị thực tế nhập trong
tháng
bình quân =
cả kỳ dự trữ Số lợng tồn đầu tháng + Số lợng nhập trong tháng
Khi sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ta chỉ biết đợc giá xuất
vào cuối kỳ. Do vậy, khi xuất vật liệu có thể phải ghi theo một loại giá nào
đó, tuỳ theo xí nghiệp lựa chọn và sẽ đợc điều chỉnh vào cuối kỳ.
Nh vậy, khi giá cả có xu hớng tăng thì giá thực tế bình quân đơn vị sẽ
nhỏ hơn giá thực tế nhập cuối kỳ và làm giá trị vật liệu tồn kho tăng lên.
Ngợc lại, khi giá cả giảm thì giá trị vật liệu tồn kho sẽ giảm.
Ưu điểm của phơng pháp sử dụng giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
là phản ánh kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng, giảm nhẹ đợc công việc
điều chỉnh, xong độ chính xác không cao.
-Phơng pháp 4: Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Việc tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập cũng tơng tự nh
phơng pháp trên, nhng sau mỗi lần nhập ta phải tính giá lại.
10
Phơng pháp này có u điểm khi xuất ta đã biết đợc giá của vật liệu
xuất. Do vậy, cuối kỳ sẽ bớt đợc khâu điều chỉnh, và giá thực tế tồn kho
cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị trờng.
Khi áp dụng phơng pháp này có độ chính xác cao, mất nhiều công
sức. Do đó, phơng pháp này chỉ nên áp dụng ở các đơn vị nhỏ và vật liệu ít
biến động hoặc sử dụng kế toán máy.
-Phơng pháp 5: Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này vật liệu nhập giá nào thì xuất kho theo giá đó.
Phơng pháp này chỉ nên sử dụng đối với vật liệu có gía trị cao gắn với
đặc điểm riêng của nó nh: vàng, bạc, đá quý, lô hàng, Sử dụng phơng
pháp này tốn thời gian mà lại không sát với giá thị trờng.
-Phơng pháp 6: Phơng pháp dùng giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, vật liệu xuất trong kỳ đợc ghi theo giá hạch
toán, cuối kỳ tiến hành điều chỉnh nh sau:
Giá thực tế Giá hạch toán Hệ số giá
vật liệu = vật liệu * của
xuất dùng xuất dùng vật liệu
Trong đó:
Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
của =
vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Hệ số này thờng đợc tính cho từng loại hoặc từng nhóm vật liệu .
Tuy có rất nhiều phơng pháp vật liệu và công cụ, dụng cụ, nhng mỗi
đơn vị chỉ áp dụng một trong các phơng pháp đó. Mỗi phơng pháp có
những u, nhợc điểm riêng, nên việc áp dụng phơng pháp nào cho phù
hợp, hiệu quả nhất cho đơn vị là vấn đề cần đợc xem xét và lựa chọn.
II. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ
Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc ghi chép, theo
dõi cả về số lợng , giá trị, chất lợng của từng danh điểm vật liệu theo từng
kho. Đây là công việc có khối lợng lớn và phức tạp đối với đơn vị sản xuất.
11
Trên thực tế, việc hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ thờng
giống nhau về hình thức và phơng pháp áp dụng. Vì vậy, trong mục này ta
chỉ đề cập đến việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu.
Việc các đơn vị lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp
với đặc điểm, yêu cầu quản lý và trình độ của thủ kho, kế toán vật liệu là
cần thiết. Trên thực tế có 3 phơng pháp sau:
1. Phơng pháp thẻ song song
1.1 Điều kiện áp dụng
Thực chất đây là phơng pháp mà kế toán vật liệu và thủ kho có cùng
công việc, có cùng loại sổ. Đơn vị chỉ áp dụng phơng pháp này khi:
- Có ít chủng loại vật t luân chuyển qua kho.
- Mật độ nhập- xuất vật t dầy đặc.
- Hệ thống kho tàng tập trung.
- Có đủ điều kiện về lao động kế toán vật t để thực hiện.
1.2 Nội dung phơng pháp
Theo phơng pháp này, ở kho thủ kho phải mở thẻ kho để theo dõi về
mặt số lợng, còn ở phòng kế toán mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật liệu
để theo dõi cả về số lợng và gía trị.
Tại kho: Hằng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất
nhập vật liệu dựa vào phiếu nhập, xuất. Cuối mỗi ngày tính ra số lợng tồn
kho. Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lợng và mở theo từng danh điểm vật
t.
Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu cho từng danh
điểm vật liệu ứng với thẻ kho của từng kho và theo dõi cả mặt số lợng, gía
trị .
Hằng ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ
kho chuyển lên kế toán vật liệu kiểm tra ghi vào sổ hay thẻ chi tiết liên
quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ hay thẻ chi tiết tính ra tổng số xuất-
12
nhập-tồn sau đó đối chiếu với các thẻ kho mà thủ kho phụ trách. Căn cứ vào
đó kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu .
2.3. Sơ đồ hạch toán
Chứng từ nhập
Sổ chi tiết Bảng tổng Sổ tổng
Thẻ kho vật t hợp chi tiết hợp
Chứng từ xuất
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
2. Phơng pháp sổ số d
2.1.Điều kiện áp dụng:
Thờng sử dụng cho những doanh nghiệp có điều kiện sau:
-Chủng loại vật t lớn, phong phú.
-Mật độ nhập, xuất tha thớt.
-Hệ thống kho tàng tổ chức phân tán, nghiệp vụ quản lý kho vững
vàng.
-Điều kiện lao động kế toán không cho phép ghi chép thờng xuyên
với khối lợng công tác kế toán chi tiết lớn.
2.2. Nội dung phơng pháp
13
-Tại kho: Công việc của thủ kho tơng tự nh phơng pháp trên, ngoài ra
cuối tháng phải ghi số lợng nguyên vật liệu tồn kho theo từng danh điểm
vật liệu vào sổ số d.
-Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d cho từng kho và dùng cho cả
năm, kế toán tính thành tiền vật liệu tồn kho sau khi thủ kho ghi song số
lợng vật liệu tồn. Định kỳ kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm
tra việc ghi chép của thủ kho, thu nhận chứng từ. Sau đó tính tổng số tiền và
ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi vào cột số
tiền trên bảng luỹ kế xuất -nhập-tồn vật liệu .
Cuối tháng kế toán tính ra số tiền của lợng vật liệu tồn kho theo từng
nhóm và từng loại vật liệu trên bảng luỹ kế, số tồn này đợc đối chiếu với
sổ số d.
Phơng pháp này tránh đợc sự trùng lắp trong ghi chép của thủ kho và
kế toán. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra thờng xuyên của kế
toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời, nhng yêu cầu
thủ kho phải có nghiệp vụ vững.
2.3. Sơ đồ hạch toán
Chứng từ nhập Luỹ kế nhập
Thẻ kho Sổ số d
Chứng từ xuất Luỹ kế xuất
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
14
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
3. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp này có điều kiện sử dụng nh phơng pháp thẻ song song.
Tại thủ kho cũng có công việc giống nh phơng pháp thẻ song song.
Tại phòng kế toán thay sổ chi tiết vật liệu của phơng pháp thẻ song song
bằng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng
danh điểm vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối
tháng.
Phơng pháp này chính là sự kết hợp của hai phơng pháp trên, có u
điểm là dễ làm, giảm nhẹ đợc công việc ghi chép của kế toán hơn so với
phơng pháp thẻ song song. Nhng thay vào sổ chi tiết kế toán phải lập 2
bảng kê xuất và nhập vật liệu để ghi các chứng từ do thủ kho chuyển lên, do
đó vẫn còn ghi trùng lắp.
Sơ đồ chi tiết
Chứng từ nhập Lập luỹ kế nhập
Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển KT tổng hợp
Chứng từ xuất Lập luỹ kế xuất
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét