Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
b. Mẫu phiếu nhập kho
Đơn vị : …………………
Địa chỉ : …………………
PHIẾU NHẬP KHO
Số ……
Ngày … tháng …. Năm …….
Mẫu số : 01 – VT
Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài Chính
- Họ và tên người giao hàng: ……………………………………………………………
- Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm……
Của ………………………………………………………………………………………
Nhập tại kho : ……………………………………………………………………………
STT
TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(SẢN PHẨM, HÀNG HỐ)
Mã
số
Đơn
vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn
giá
Thành tiền
Theo
chứng từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
CỘNG x x x x x
ngày …… tháng …… năm ….
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
c. Mẫu phiếu xuất kho
Đơn vị : …………………
Địa chỉ : … ……………
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng …. Năm …….
Số : …………
Nợ:………………………
Có: … ……………………
Họ và tên người nhận hàng: ……………………………………………………………
Địa chỉ (bộ phận): ………………………………………………………………………
Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………
Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………
STT
TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(Sản phẩm hàng hố)
Mã
số
Đơn
vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn
giá
Thành tiền
Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
CỘNG:
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………………………………………………………
Xuất, ngày …… tháng …… năm ……
Phụ trách bộ phận Phụ trách kế tốn Người nhận Thủ kho
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
d. Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.
II. PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN
1. Phân tích
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản
lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hang), Hàng hố, Kho.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng)
đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
- Địa chỉ
- Số điện thoại
OFFICIAL RECEIPT
PHIẾU THU
Date: ……/ …… / ………
CREDIT
TÀI KHOẢN GHI CÓ …………………
RECEIVED FORM M/S
Nhận của …………………………………………… …………………………………
POST
Bộ phận công tác …………………………………………………………………………
BEING
Về khoản: …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
AMOUNT (IN WORDS)
Số tiền ………………… ………………… đồng (bằng chữ) …………………………
…………………………………………………………………………………………….
ENCLOSE DOCUMENTS
Kèm theo ……………………………………………………. Chứng từ gốc
Date: …… / ……… / …………
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN TRƯỞNG KT THANH TỐN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP
MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ
NHA TRANG BRANCH
CHI NHÁNH TP.NHA TRANG
MST: 360024563.1.004.1
No
Số …… Mẫu số 3 - TM
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
-
Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu,
tôi đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
C
ần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách
hàng, hàng hố, kho, các hố đơn chứng từ, cũng như khả năng tính tốn, chọn lọc
thống kê và in ấn các thông tin.
Phải đảm bảo độ chính xác, an tồn và tin cậy cao.
3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào
:
- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện
thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
- Các thông tin về hàng hố: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất
(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số
lượng tồn tối đa.
- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra:
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh sách chi tiết về các mặt hàng
- Danh sách chi tiết về các kho hàng
- In ra danh sách các đơn đặt hàng.
- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
- In ra các phiếu thanh tốn.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và
số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.
- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu.
In ấn các hố đơn chứng từ.
Chức năng trung tâm:
- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn và
tính tốn giá trị hàng hố.
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hố đơn chứng từ liên quan đến việc
xuất/ nhập hàng, hàng hố, kho hàng và khách hàng.
Chức năng của nhà quản lý như:
+ Lập đơn đặt hàng,
+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,
+ Lập phiếu thanh tốn,
+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh.
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀø THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN
• Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành
nên một thể thống nhất.
• Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của con người
nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Các hệ thống con của hệ thống
kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:
- Hệ thố
ng nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực
tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.
- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp
tham gia vào việc đề xuất các quyết định.
- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham
gia vào việc xử lý các thông tin.
• Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
- Hệ thố
ng thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồi
hệ thống và những hệ thống con.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,
kết xuất, truyền đạt thông tin.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt
động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuấ
t
nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh
mục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập.
1. Các đối tượng yêu cầu quản lý
Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hàng), Hàng hố, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nh
ập/ xuất hàng, phiếu
thanh tốn.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
• Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Mã mặt hàng
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Mã kho
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
d. Quản lý đơn đặt hàng:
- Mã đơn đặt hàng
- Số lượng đặt hàng
- Đơn giá đặt hàng
- Ngày giao
e. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)
- Mà phiếu nhập xuất hàng
- Số lượng nhập xuất hàng
-
Đơn giá nhập xuất hàng
- Ngày nhập xuất hàng
- Ngày hẹn trả tiền
f. Quản lý phiếu thanh tốn:
- Mã phiếu thanh tốn
- Ngày thanh tốn
- Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
- Mã ngân hàng
- Tên ngân hàng
2. Các chức năng của hệ thống
• Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên
hàng, số
lượng, giá nhập, nhà cung cấp).
- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập.
• quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng
của Công ty.
- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về
hàng hố, thông tin về kho hàng.
- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng.
• Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê.
- Thông tin ra: báo cáo thống kê.
• Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng
hố.
- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm.
- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm.
Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin
giao dịch xuất nhập hàng hố. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình
bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây,
để cho ta hình dung hệ thống một
cách chi tiết hơn.
III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG
1. Sơ đồ phân rã tổng thể
2. Sơ đồ chức năng chi tiết.
a. Chức năng quản lý nhập hàng.
Giải thích các chức năng:
- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết
ph
ải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung
cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà
cung cấp đó có khả năng cung ứng.
HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG
QUẢN
LÝ
XUẤT
HÀNG
THỐNG
KÊ VÀ
BÁO
CÁO
TÌM
KIẾM
QUẢN
LÝ
NHẬP
HÀNG
QUẢN LÝ NHẬP HÀNG
GHI
NHẬN
NHÀ
CUNG
CẤP
MỚI
LẬP
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
THANH
TOÁN
CHỌN
NHÀ
CUNG
CẤP
THÍCH
HỢP
KHỚP
VỚI
ĐƠN
HÀNG
VỀ
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm
đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp,
địa chỉ, điện thoại, …).
- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì
bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung
cấp đặt mua hàng.
- Lập phiếu nhập hàng:
Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng
hàng hố thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và
nhận hàng về công ty.
- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật
lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng,
…
- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hố đơn chứng từ với
lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu
hay chưa.
- Thanh tốn: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì
bắt đầu lập phiếu thanh tốn, tiến hành việc thanh tốn tiền hàng cho nhà
cung cấp.
b. Chức năng quản lý xuất hàng.
Giải thích các chức năng:
- Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặ
t mua hàng thì sẽ
lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên khách
hàng, địa chỉ, điện thoại, …).
- Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng
thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ điều
kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách hàng hặc từ
chố
i bán hàng.
- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ
phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng.
- Giải quyết xuất hàng: Lập các hố đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành
xuất hàng cho khách mua hàng.
- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập
nhật lại danh mục hàng.
QUẢN LÝ XUẤT HÀNG
GHI
NHẬN
KHÁCH
HÀNG
MỚI
GIẢI
QUYẾT
ĐƠN
ĐẶT
HÀNG
LẬP
PHIẾU
XUẤT
HÀNG
CẬP
NHẬT
DANH
MỤC
HÀNG
THANH
TOÁN
GIẢI
QUYẾT
XUẤT
HÀNG
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
- Thanh tốn: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh tốn,
tiến hành thu tiền bán hàng.
c. Chức năng thống kê và báo cáo.
Giải thích các chức năng:
- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hố nhập về theo tháng hoặc
theo yêu cầu của ban quản lý.
- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hố xuất bán theo tháng hoặc
theo yêu cầu của ban quản lý.
- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hố còn tồn trong kho theo
tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý.
d. Chức năng tìm kiếm.
TÌM KIẾM
TÌM
KIẾM
PHIẾU
NHẬP
HÀNG
TÌM
KIẾM
PHIẾU
THU
TÌM
KIẾM
PHIẾU
CHI
TÌM
KIẾM
PHIẾU
XUẤT
HÀNG
THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO
THỐNG
KÊ
HÀNG
NHẬP
THỐNG
KÊ
HÀNG
XUẤT
THỐNG
KÊ
HÀNG
TỒN
THỐNG
KÊ
NHẬP
XUẤT
CHI
TIẾT
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét