Ngô quang tuấn
cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về
tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
Để thực hiện đợc chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán
nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán
hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp đợc số liệu về
tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình
sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử
dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc
phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
1.Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải
sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành
phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau
theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản
lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức nh sau:
1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu.
Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc phân thành:
5
Ngô quang tuấn
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên
thực thể chính của sản phẩm.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong
sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình
dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động
hay phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc
chống gỉ, xà phòng , giẻ lau. . .)
- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá
trình sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay
thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải . . .
Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp
mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loai vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh
lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt. . .)
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên.
Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết,
dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh
nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc
tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản
xuất:
Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc
chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu
hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong
quá trình sản xuất sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong
6
Ngô quang tuấn
quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thờng là chi phí dầu mỡ bảo dỡng máy
móc thiết bị).
- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng.
- Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý.
1.3. Căn cứ vào nguồn hình thành.
Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia
thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản
xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp
tự chế biến thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.
- Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình
sản xuất, có thể đợc tái sử dụng hoặc đem bán.
1.4. Căn cứ vào quyền sở hữu:
Nguyên vật liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do
doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
- Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL
nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ.
Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là u
việt hơn cả.
2. Đánh giá nguyên vật liệu.
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống
nhất. Việc đánh giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong
việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.
7
Ngô quang tuấn
2.1.Các chỉ tiêu đánh giá nguyên vật liệu.
- Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá đợc xác định dựa trên
những căn cứ khách quan, đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng
minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá
thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển
nguyên vật liệu và nó đợc dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo
cáo kế toán.
- Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, đợc xác định ngay ở
đầu kỳ hạch toán, thờng dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch của
kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi
việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá
hạch toán về giá thực tế.
2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
Nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số
ít trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi
nguyên vật liệu nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng
chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến
hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.
Giá của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nh
sau:
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua
ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn nếu đơn vị nộp thuế áp dụng phơng pháp
trực tiếp. Giá đã có thuế giá trị gia tăng ( Giá thanh toán ). Nếu đơn vị áp dụng
phơng pháp khấu trừ là giá cha có thuế giá trị gia tăng cộng thuế nhập khâủ
( nếu có ) cộng + chi phí thu mua vận chuyển bốc xếp , thuê kho, bãi trừ các
khoản chiết khấu, giảm giá ( nếu có).
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá
thực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế
biến.
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá
8
Ngô quang tuấn
trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền
thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ ).
- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả
thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có)
- Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc
hay giá trị thu hồi tối thiểu.
- Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị tr-
ờng tơng đơng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
2.3.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.
Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm
hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ
cuả cán bộ kế toán. Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để tính giá nguyên vật
liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong
những phơng pháp sau đây:
2.3.1. Phơng pháp FIFO ( nhập trớc, xuất trớc).
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất tr-
ớc, xuất hết số nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số
hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu
mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá
trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Phơng pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hớng ổn định
hoặc có xu hớng giảm.
2.3.2.Phơng pháp LIFO ( nhập sau, xuất trớc).
Phơng pháp này giả định những vật liệu đợc mua sau cùng sẽ đợc xuất tr-
ớc tiên, ngợc lại với phơng pháp FIFO ở trên.
Phơng pháp LIFO thích hợp trong trờng hợp lạm phát, giá cả có xu hớng tăng.
2.3.3. Phơng pháp giá đơn vị bình quân.
9
Ngô quang tuấn
Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc
tính căn cứ vào số lợng xuất dùng trong kỳ và đơn giá bình quân để tính.
Giá thực tế vật liệu Số lợng vật liệu Giá đơn vị
xuất dùng = xuất dùngx bình quân
Trong đó:
Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ
bình quân cả =
kỳ dự trữ Số lợng TT vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng TT vật liệu nhập trong
kỳ
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhng độ
chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh
hởng đến công tác quyết toán nói chung.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trớc)
bình quân =
cuối kỳ trớc Số lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trớc)
Phơng pháp này cũng có u điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời
tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phơng pháp này không
chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
bình quân sau =
mỗi lần nhập Số lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đợc nhợc
điểm của hai phơng pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhợc
10
Ngô quang tuấn
điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần.
2.3.4.Phơng pháp giá thực tế đích danh.
Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc
hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trờng hợp điều chỉnh).
Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do
vậy, phơng pháp này có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp
trực tiếp và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
2.3.5.Phơng pháp hệ số giá.
Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn định đ-
ợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp).Để theo dõi chi tiết tình
hình nhập, xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo
giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với hệ số giá hạch toán.
Giá thực tế
vật liệu = Giá hạch toán vật liệu x Hệ số giá
xuất dùng xuất dùng vật liệu
Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
vật liệu =
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp
mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại
vật liệu.
III- kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.Tổ chức chứng từ .
11
Ngô quang tuấn
Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế,
vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
1.1.Các chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán.
- Hợp đồng mua hàng.
- Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc).
- Phiếu xuất vật t ( mẫu 02-VT: Bắt buộc).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc).
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hớng dẫn).
- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05-VT: Hớng dẫn).
- Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc).
1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nhu cầu về vật t mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà
cung cấp, lựa chọn ngời bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật
liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm
nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng, qui cách
của nguyên vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật t".
Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản
kiểm nghiệm vật t để lập " Phiếu nhập vật t". Phiếu nhập vật t lập thành 2 liên
( Đối với vật t mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật t tự sản xuất).
Thủ kho sau khi nhận vật t ghi số lợng vào cột thực nhập, ký nhận.
Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó
chuyển cho kế toán. Liên 3( nếu có): Ngời nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng,
hoá đơn của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và
ghi sổ kế toán.
1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu.
Trong mọi trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục
đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực
12
Ngô quang tuấn
hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu.
Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu
(xuất cho ai, để làm gì )
Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lợng vật
t xuất kho cho các bộ phận, phân xởng để có kế hoạch cung ứng vật t kịp thời
cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lập phiếu
giữ; Liên 2 : Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: ngời nhận
vật t giữ). Phiếu xuất vật t sử dụng trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu
không thờng xuyên với số lợng ít.
Trờng hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên trong
tháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật t theo hạn mức". Phiếu xuất vật t
theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng
không dùng hết vật t đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật t đem đến
kho cùng với số vật t thừa và phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho ghi số lợng
thừa trả lại vào cả hai phiếu.
Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những
thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho". Phiếu này đ-
ợc lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận
cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.
2.Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số lợng
của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách. Tuỳ theo
qui mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một
trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:
2.1. Phơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật
liệu về mặt số lợng, thẻ kho đợc mở chi tiết cho từng loại vật t. Hàng ngày , căn
cứ các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lợng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày
13
Ngô quang tuấn
tính ra số lợng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ
kho phải thờng xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp
nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho
cuối kỳ theo từng danh điểm vật t.
*Tại phòng kế toán: Kế toán vật t mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh
điểm vật t tơng ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉ khác
là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng
từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật t phải kiểm tra đối chiếu, ghi
đơn giá và tính ra số tiền. Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lợt ghi các
nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập,
tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng
hợp và đối chiếu với thẻ kho.
* Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song
song.
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
14
Bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn kho
nguyên vật
liệu
Kế toán tổng hợp
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ
kế toán chi
tiết nguyên
vật liệu
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét